存货单上记载上述四行外，附注说明如下。使管理员依此办理。
凡货已购定，则将其数记于第一行及第四行下。凡已到之货，则销去第一行下之数，而加入第二行下。凡已受支配之货，则销去第四行下之数，而加入第三行下。凡已领之货，则销去第二第三行下之数。每次记载，须在每行下结一总数。
如此办法，则各项货物之数，可以一目了然。此外各种存货单上，另有二项预定之记载如下。
可受支配之货之数若干。（填销去之数。）
应添购之货之数若干。（填添购之数。）
如此记载，则计划部随时能明悉各项货物之存数，此种存货单，用散页不装成簿册，可免翻阅手续，并有简单记号标明。因此计划部之职员，不必与管货员接洽，即能明知存货若干，及可支配之货若干也。在旧式制度之下，管货员记载存货，不知已受支配者为若干。故就表面观之，似尚有存货，实则已受支配之货，不能再受支配，致有临渴掘井之虞也。
管存货单之职员，每日在货房中，检点货物，约一小时之久。按部就班，点数与权量各项货物，与单上之数是否相符。全货房半年清查一次，每年清查二次。此项办法，试验有年，成绩甚佳。既能节省货物，又可除货房、工厂及公事房之糜费。此外更能使工作进行顺利，而不致有缺货之弊。
欲将此法施诸实行，其难处在初办时，未能彻底之准备。其第一步之分类，工作殊非易事。须悉心研究，分明种类，而后始能更动货物之位置。若采用含意义之简单标记，而万一分错种类，则贻误甚大。如地名录之页数编错，即不能查阅矣。因此大公事房及工厂，宜请专家为之。若不用“有意义之简单标记”，则往往在初办时，其制度或能节省时间，但久后职员之手续，及事务必渐增加。故在审定简单标记之时，当顾及将来手续繁忙之弊。
科学管理之厂家，皆用“有意义之简单标记”。若不用此法，亦可以用数目标记之制度，如图书馆藏书编目之法。但审定制度之事，未可轻易进行。须请专家指导，否则恐有弄巧成拙之弊。西文有二十六字母，故可用“有意义之简单标记”（mnemonic symbol systfm）。中文用干支，亦不及字母之简单，而又无意义。不过较诸完全写明物名，则省时间不少也（中文用干支或用数目等以为简单标记系一急须研究之问题也）。
第五章 施用标准之法
审定最良办法之标准，为科学管理之第一步。欲减轻工资及成本，或增加产量及改良货物，非施用所得之标准不可，尤非切实施行不可。寻常之管理，往往未能切实施行。苟且从事，是为科学管理与寻常军营式之管理，大不相同之要点也。仅就研究及试验而论，寻常管理法之厂家，虽亦有将材料设备等，一一调查，审定简便之法者。亦有研究动作及其时间以定标准者。但在施用标准之时，旧式管理与科学管理即有天壤之别。其故在寻常之工头，不能将研究所得种种标准，于霎时间融会贯通。而施诸实行，即精明强干之经理，亦为精神所限，决不能一一掌管周妥。盖科学管理之法，系正确可靠之办法，万不可含糊从事。而人之力量有限，若事务重大而繁忙，或精细而周密，自非个人所能胜任。若勉强任之，则督察不到之事必多。因而失败者，比比然也。
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