◆时间管理的第二步：系统化地管理时间
系统化的时间管理对我们来说无比重要，管理者必须从记录中找出无生产力、浪费时间的活动，并且今后尽可能地避免这类情形再次发生。这时，我们还要问自己一些问题，并确定答案：
1. 如果我根本不做这些事情，会怎么样呢？
如果你的回答是：不会怎么样的，一点没有影响。那么，对于这件事你就应该立刻停止，不要再处理。有些人之所以感觉到忙，正是因为他们从不错过任何事——哪怕这件事根本无足轻重，他也想亲力亲为。因此，如果一项活动对于组织或自己是毫无贡献的，就该学习向它说不。
2. 有什么事情是可以交给他人完成的？即便没有我做得好，也可以完全胜任？
这是管理授权的一部分，羊性管理要求我们绝不能做狼，而是要尽可能调动群狼的力量。如果某一件事是可以交由其他人轻易地完成的，并且那个人值得信任，你就应该交付出去。管理者应该把省下来的珍贵时间，拿去做更重要的事情。
3. 在我所做的事情当中，有哪些事浪费了我和组织的时间，效果却极为低下，对我毫无贡献？
排除浪费时间的事件，是我们要最后确定的。有时候，我们在浪费自己时间的同时，也在浪费别人的时间，尤其作为高级管理者，他们的行动往往会带动一批人围绕着他们进行工作。因此，管理者的行为通常不是代表个人，而是代表组织。当我们确信这一点时，排除掉那些毫无功用的事，就可以节省大量时间，去做更重要的事。
比如，某财务主管明知道开会很浪费时间，却还是要求所有的部属每次都来与会，而参与者为了表示出自己的参与兴趣，又会提出至少一个（多半是不相干的）问题，结果让无效的会议变得更加冗长。其实大家都觉得这样做纯粹是浪费时间，导致最重要的事情始终无法处理，这叫集体性“怠政”，在官场和职场都大量存在。
在询问了部属的意愿之后，这位主管终于决定改变，他想出了新的方法：在开会前，先送出一份书面表格，注明本次会议的与会者、时间、地点及主题，如果其他人觉得需要了解相关的信息，可以自行决定参与与否，然后在会后一定会立即接到会议内容的完整摘要，并且欢迎大家提出意见或者评论。
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