进行活动的重要性和紧急性分析
每种活动的等级
重要性
a非常重要：必须做
b重要：应当做
c不太重要：可能有用，但不是非做不可
d不重要：没有任何效果
紧急性
a非常紧急：必须马上做
b紧急：应当赶紧做
c不紧急：推迟一段时间再做也行
d时间不作为考虑的因素
如果你发现时间管理的实质是有效地利用你的时间，它要求你很清楚要实现的目标和实 现目标要进行哪些活动，以及每种活动的重要性和紧急性。有效的时间管理过程包括5个步 骤。
1列出你的目标
你为自己和为你所管理的部门设定的目标是什么?如果你采用mbo方法，这些目标应该已 经设定好了。
2按照重要性排出目标的次序
并非所有的目标都是同等重要的，给定你的时间限制，你要确保给最重要的目标以最高 的优先级。
3列出实现你的目标所必须进行的活动
未来实现你的目标需要哪些具体的行动?同样的，如果你采用的是mbo方法，这些行动计 划应该已经制定好了。
4对于每一个目标，给实现目标所需进行的各种活动分派优先级
这一步；又加上了第二组优先级。这里，你既需要强调重要性，也需要强调紧急性。如 果某项活动是不重要的，你应当将其授权给下级去做，如果某项活动是不紧急的，你通常可 以先把它放一放。在这一步上，你应识别出哪些活动是你必须做的；哪些是你应当做的；哪 些是当你有空时将要做的；哪些是你应当授权别人去做的。
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