——是否有提到你必须完成哪些事
——是否有说明应达成什么样的目标
——是否有列出可使用的资源
如果不符合以上的条件，就直接删除或是回复给寄件人，请求对方尽快回复以上的问题。经过以上三个阶段的步骤，你应该可以成功地删除90％的无用信件。
采用简单报告的技巧
1．把几张纸的事情变成一张纸来说，把一张纸的事情变成几行字来说。
2．报告的内容切忌繁杂冗长，没有重点地乱说一气。
3．先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。
4．开始迅速浏览其余的每一封信件的内容，除非信件内容是有关近期内你必须完成的工作，否则就可以直接删除。
5．一页一个重点，这样才能让他们印象深刻，而且真正地去思考你所说的内容。
6．邮件内容尽量精简，能节省写信的时间并增加对方响应的机会。
7．内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助上司快速地做决策。
8．简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间。
9．把上司想知道的重点转换为问题。
10．在每个问题说完后都要注意适当的停顿，并且抬头看看你的上司，做出期待他给与评论的表情。
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