邮件内容尽量精简，能节省写信的时间并增加对方响应的机会。
“最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。”这是一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。
你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。该怎么做呢？你必须：一是把每一封电子邮件的内容限制在大约8～12句的范围内，二是超过20个字就应换行，三是如果超过3行必须空行。
随着计算机的普及，21世纪最流行的词语就是网络。网络给所有的人提供了一个信息交流的广阔平台，它的适时性、方便性、快捷性备受商家的青睐。现在，所有明智的公司高层都给自己的公司配备了网络，实行网络化办公。作为一名员工，主要接触到的就是电子邮件。
网络化、无纸化办公蓬勃兴起，电子邮件的应用也越来越普及。电子邮件给人们带来的方便与快捷是显而易见的。且不说电子邮件给身处不同国度、不同地区的通信双方带来比普通信件更加快捷及时的好处，就是在同一栋办公楼、不同办公室，甚至在同一个办公室、不同的人之间也广泛地使用。
这是因为，电子邮件比起面谈、电话交谈的最大好处是其具有群发、快捷、及时的功能。比如说一个公司的部门经理要通知他部门的员工某件事情，他可以通过发电子邮件，而不需要给每个人都打一次电话，而且在你打电话时需要适时地联系上对方，电子邮件不受这一点的约束，只要保证对方及时地看到邮件即可。
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