第六章 会议市场营销（4）
三、确认及签订合约书
在预约时，营销人员一定要记下顾客所有的要求，但顾客日后可能有变化，所以，营销人员必须将双方所同意的事项记录在合约书上并请顾客签字，以保障顾客与酒店自身的权利。
如果顾客没时间亲自到酒店签约手续，营销人员可以通过书面、传真或邮寄的方式，将文件送至顾客手中，请顾客在合约书上签字，签妥后再传真或邮寄回酒店。
在签订合约时，酒店通常要求收取费用的10%作为订金。
会议房价结构
预订首先涉及的是会议代表们的房价问题。大部分会议要提前几个月进行计划组织，酒店不应承诺任何不变的价格。这个策略通常在首轮谈判中即应谈到，在最后的合同中也应包括，并注明“所有的价格随时会改变”，这可以维护双方的利益。
1.酒店会议价格制定的依据
很自然，价格在不同酒店之间，甚至在同一酒店里也会有差异。酒店价格通常根据以下因素来决定：旺季或淡季、团队大小、逗留天数、房间种类、使用房间天数、已知的出席情况及过去会议团队的困难等。
2.酒店决定会议价格的主要形式
(1)公开价
所有价格像邮寄答复卡上讲的那样，没有任何折扣或优惠，这是酒店为易于记录而采取的定价方法。
(2)滚动式房价
把所有房间除套间外都定价在最低价和最高价之间，而不管楼层及地理位置。有些顾客付多于平均价的房价，有些顾客却付少于平均价的房价，这又叫做无差别定价。
(3)折扣价
折扣价又叫优惠价。当这种定价会带来可观的回头生意时，有些酒店会采用这种方法，以刺激现有商业顾客或从竞争对手那里招揽别的更好的团队生意。
小的团队要求使用无差别的价格，而大型会议的组织者会觉得折扣价更适合他们。公开价很少用于会议，除非团队很小或酒店出租率很高。
折扣大概在公开价的30%以内，酒店的目标是为了保证它既可以赢得生意，又可以维持尽可能的高价。酒店打折还要考虑会议团队：
1）有无鸡尾酒会、宴会?能否使用展览大厅?
2）今后团队生意的机会是什么?
3）团队是否愿意为保留预订而写下公司的财政状况。
不管价格靠什么决定，价格确定而清楚是很重要的。会议组织者会在酒店价格尽可能低的原则上确定一个双方都能接受的折扣价。
四、发布会议通知单
营销人员在与顾客谈妥承办会议细节后，对内应发布一份类似公文的会议通知单（见下面【工具1】会议通知单），告知各个部门在该会议中应负责执行的工作。
会议通知单的内容包括契约书中的主要资料，以及各部门所需准备的物品和相关事项，如会议时间和相关事项、接洽人、特殊要求等。各部门接获会议通知单后，必须按照通知单上的要求执行工作。
五、再次确认
顾客有时候会对会议细节稍作修改，如参加人数的增减等。为适应这种临时变更，营销部门应该在会议举办前一周，再与顾客确认会议相关事项，将发生错误的可能性降至最低。
在以电话或传真的方式与顾客进行过确认后，如果没有需要变更的事项，一切准备工作即可依照会议通知单所述进行；但若顾客对会议提出了任何变更，营销部门就必须马上以会议变更单（见下页【工具2】会议变更单）通知各相关部门。
会议变更单上须详细写明会议原案及修订后的变更项目，以白纸黑字清楚地告知相关部门修改过的工作项目，这样各部门即可依照变更内容调整工作，合力达成顾客的要求。
另外，使用变更单明确传达会议信息，相关部门便不再允许有未接到通知的借口，所以有效避免了各部门互相推诿责任的现象。
【工具1】
会议通知单
填写人年月日
会议组织单位
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