项目经理岗位培训手册

    第五章 项目沟通管理（9）

    题而采取的改进措施，它应包括对项目目标在工作范围、质量、成本、进度计划等方面是否受到威胁以及采取了哪些改进措施作出说明

    6在下一个报告期内期望达到的里程碑这些目标要与最新商定的项目计划一致

    进展报告中的所有信息对于读者来说都不应该是陌生的。例如，所有发现的问题在准备书面进展报告之前可能已经过口头讨论了。

    (2)最后报告

    项目的最后报告通常是项目总结。它不是进展报告的累积，也不是对整个项目过程中所发生事情的详尽描述。最后报告的主要内容有：

    1）客户的最初需要。

    2）最初的项目目标。

    3）客户的最初要求。

    4）作为项目结果，客户的实际收益和预期收益的对比。

    5）初始项目目标实现的程度。如果没有实现，应附有说明。

    6）项目的简要描述。

    7）今后的考虑。这部分内容是为提高或扩大项目成果，客户在将来可能考虑的活动。例如，若该项目是建造一座办公大楼，今后要考虑的事情可能是要增建停车场、健身中心等。

    8）一张载明提供给客户的所有交付物的清单(设备、原材料、软件、图样和报告等文件)。

    9）一个系统或设备最后通过测试的测试数据，在此基础上客户应当接受该项目结果。

    2准备有用的报告

    要准备一份有用和有价值的项目报告，必须充分考虑以下要点：

    (1)报告要简明

    不要试图以数量来打动报告接受者。报告的长短并不等同于项目的进展或成果，报告简明扼要，才会获得更多的阅读机会。

    (2)所写的和所讲的要保持一致

    应当用短句和容易理解的句子表达思想，不要用复合句、复杂冗长的句子。段落很长会使读者跳读，致使其错过重点。应当使用简单的语言，不要用读者不懂的术语或缩写词。

    (3)在报告中和每一段中应当先写出最重要的论点

    有些读者有一种倾向，他们只读每一段的第一句话，然后一扫而过。

    (4)多用图解

    如果可能，就用图，如图形、图解、表格或图片，但不要把图表做得太烦琐。每张图表只需有一个概念或论点，最好用几张清楚的图表来说明几个问题，而不是把它们凌乱地画在一张图上。

    (5)注意格式

    报告应该是公开的、吸引人的，并以一种读者容易理解的方式组织起来。