项目经理岗位培训手册

    第五章 项目沟通管理（5）

    4管理收尾

    项目在实现其目标或因其他缘故而终止时，要做好收尾工作。管理收尾包括将项目结果形成文件，供委托人或顾客对项目产品进行正式验收。它包括搜集项目记录、确定这些记录所反映的是最后技术指标、分析项目的成功与有效之处和应吸取的教训，以及把这些资料存档以备后用。

    提醒您

    管理收尾工作的各项活动不得拖延到项目完成之后。每个阶段要恰当收尾，以保证不丢失重要与有用的资料。 此外，人员数据库也应及时更新，以反映员工所掌握的新技能以及其熟练程度的提高。

    (1)管理收尾的依据

    1）绩效量度文字记载。

    所有记录与分析项目绩效的文字记载，包括确定绩效量度构架的规划文件，均应在管理收尾过程中准备就绪，以备审查。

    2）产品文字记载。

    用来描述项目产品的文件(计划、规格、技术文件、图纸、电子文档等——所用术语因应用领域而异)也应在管理收尾期间准备就绪，以备审查。

    3）其他项目记录。

    (2)管理收尾的方法

    1）执行报告工具与技术。

    2）项目介绍演示。

    (3)管理收尾的结果

    1）项目档案。

    一套完整的、编有目录或索引的项目记录应由有关方面整理就绪，准备存档。本项目或大项目中任何与本项目有关的历史数据均应刷新。当项目按合同进行时，或者涉及大宗采购时，应特别注意将财务记录归档。

    2）项目收尾。

    确认项目已满足了顾客对项目产品的全部要求(顾客已经正式验收了项目结果和可交付成果，以及交付成果组织的要求。例如，工作人员评价、预算报告、吸取的教训等)。

    3）总结该项目的经验教训。

    第二节项目沟通艺术

    沟通发生在项目团队和客户之间、项目团队成员之间，以及项目团队和管理层之间。沟通涉及两个人或一群人。沟通的方式有很多种，以下介绍几种适用于项目管理的沟通方式。

    一、人员沟通

    人员沟通可通过语言或非语言的行为(如身体语言)来进行。它可以是面对面的，也可以通过一些媒介，如电话、有声邮件、电子邮件、书信、备忘录、电视会议等。人员沟通可以是口头的，也可以是书面的。