几乎所有的项目，都会在某个环节中出现进展与原先计划不一样的麻烦事。
那么，如果出现了问题，项目经理应该做什么?这时，项目经理应该开始考虑并探讨项目时间、成本和质量三者的权衡取舍了。问题是，你往往无法周全地兼顾到这三者的关系。如果你必须紧紧抓住项目交付成果的成本和质量这两项，那么，就需要对时间作出相对宽松的安排；如果你必须抓住项目交付成果的时间和成本这两项目标，那么，就需要在项目的质量要求上留有余地。
所以项目经理从一开始就要确保客户在项目开始时能够理解这点。
首先，项目经理应当告诉客户，当项目进展到某个环节时，他可能需要作出抉择，需要在项目的时间长短、成本大小、范围宽窄和质量高低方面作出权衡和取舍。在项目开始时沟通这种内容尽管可能显得有些教条和生硬，但做起来却是极为简单。如果不事先做好这些事情，到需要作出取舍时再进行沟通，就显得有些棘手了。项目经理在项目初期时，应该选择适当的机会，在与项目发起人会谈时，把这层意思加以表明。
项目经理需要对下列问题进行回答：如果项目经理目前正实施某个项目的管理，那么，他是否能足够自信地说出在项目的交付时间、总的成本、交付成果的质量和交付成果的范围这四个方面，哪个要素对客户更为重要。项目经理是否能够自信地说出在这四个要素中，自己有多大程度的机动余地。如果项目经理对这些问题只能作出否定的回答，或是只能回答说，“对这些我们也无法进行更改”，那么，他就需要重新对项目进行反思，对这些方面进行更好地理解。
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