“倾听”能让对方先有被尊重、被接纳的感觉。在你婉转地表明自己拒绝的立场时，一般来说也能避免伤害他，因为他能在你的倾听中感受到你的真诚。如果你的拒绝是因为工作负荷过重，倾听可以让你清楚地界定对方的要求是不是你分内的工作，而且是否包含在自己目前的重点工作范围内。或许你仔细听了他的情况后，会发现帮助他还有助于提升自己的工作能力。这时候，你可以在不影响自己的本职工作的前提下，协助同事完成任务，这样，你在提高工作能力与收获经验的同时，又能赢得同事的友谊。
即使你帮不了他，但是倾听完他的情况之后，作为非当事人，可能会对他的困境看得更清楚，你可以针对他的情况，提出比较好的建议。这样，即使你不亲自去帮助对方，对方一样会感激你。
其次，在说“不”的时候要委婉。当你倾听之后，认为自己应该拒绝的时候，说“不”的态度必须温和而坚定。即使是炮弹，也应当裹上糖衣。也就是要委婉拒绝，不要态度生硬，因为温和的响应总是比情绪化的过度反应要好。要知道，情绪是具有感染性的，严词拒绝会引发他人强烈的负面感受，所以，当你必须要拒绝他人时，就不要再以不友善的言行，在情绪上火上浇油。
例如，当对方的要求不合公司规定时，你就要委婉地向他解释自己的工作权限，表示没有权利去做这件事。在自己的工作安排已经很满的情况下，要让他清楚自己目前的状况，并暗示他如果帮他这个忙，会耽误自己正在进行的工作。一般来说，同事听你这么说，就会知难而退，再想其他办法，而不会对你产生其他想法。
再次，在表示拒绝的时候，要从对方的利益出发来说明自己爱莫能助的理由。从对方的利益考虑，以对方的切身利益为借口，往往更容易说服对方。比如，同事要求你在一个不合理的期限内完成工作，此时，与其说明你如何不可能办到，不如让对方相信这种仓促行事的做法对他而言并没有好处。这样的话，同事不仅不会怀疑你的意图，还会对你产生感激。
最后，在拒绝之后，要对他的情况表示关心，最好能够提出一些建议。有时候，拒绝是一个漫长的过程，对方会不定时提出同样的要求。若能化被动为主动地关怀对方，并让对方了解自己的苦衷与立场，就可以减少拒绝的尴尬与影响。
当然，在你拒绝同事的时候，除了技巧，更需要发自内心的耐性与关怀。表达友好和善意是我们拒绝时最重要的原则，否则，对方一旦察觉到你在敷衍他。那么，你在同事心中的地位就会下降，你在办公室里的人际关系也会受到伤害。
我们明白，拒绝是一门艺术，它最核心的原则就是，无论用什么样的方法，一定别忘记给对方留面子，一定要让对方感受到你的真诚和善意，从而取得理解和共识。
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