一个外企女白领的日记

    如何写邮件（2）

    三、关于回复（re）

    礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。

    四、关于已读回执

    为什么要求对方给已读回执，通常两个功能：

    1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。

    2.是个人目的看收件人究竟打开过没有。

    我用过好几个邮件系统，outlook，lotus……这个的设置并不一样，我不是it，可能不够专业，但是有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的，且没有任何记录可查（在已发送邮件里面是不会出现的），但也有的系统是询问后根据你的选择发送的，已发邮件有迹可查。如果是前者自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，那么很抱歉，你可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。

    最近的实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的，在previeoodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣，难听点说就是不要把自己看得太重要。

    七、关于自动回复

    这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复，而是特别指out of the office（不在办公室）的自动回复。这其实是个很好的功能，我不赞成每封邮件都自动设置回复，但是一旦休假了，谁take care（负责）你的工作，你几时回来，urgent case（紧急任务）如何联络你，放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。

    八、关于签名档

    专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、电话、传真、邮件，可能还有公司的logo或者网址。