危机管理要在开始时避免行动,把你的手搭在脉上,一旦速度加快——危机开始的第一信号——你就先发制人、在这一阶段你有时间去思考,去考虑应急计划并使它们生效。
但是如果不管你怎样努力,还是面临危机,以下就是你可以采取的十个步骤:1.尽可能冷静地靠在椅背上,估计当前的情况。你必须以比平时快五倍的速度分析和思考一遍问题,以建立起这些概念:·到底在发生着什么?
·为什么会发生这些情况?
·如果不采取措施还会发生些什么情况?
·你的行动必须多快才能阻止进一步的损失?
·还有谁与此事相关?
·还有谁可能将与此事相关?
·你有哪些资源——人力、物力、财力、来自其他组织的支持,对人的影响力等。2.起草初始行动计划——一步一步地进行,还要准备其他的应急计划以备不测。
3.建立起一个危机管理团队来应付当前的情况,分配给他们职责、任务和行动权限(你可能要给一些人随机应变的权力)。
4.建立一个危机管理中心(设在你的办公室,或董事会办公室)。
5.建立起良好的沟通体系,你可以通过它了解到最新进展,也可以将你的指示传达到每一个团队成员,传达到其他任何你期望采取行动的人那里。
6.“清障”,这是建立在电子系统的原理之上的概念,指当负荷超载时抛弃部分负荷,在这里指撇开所有不重要的问题,越快越好。
7.将一些问题降到非危机程度,可以不必十万火急地处理它们。
8.准备详细的计划,包括:·行动时间——现在行动或是稍后行动;
·冷静期的范围;
·长期的解决办法,要作好充足准备,在合适的时机实施;
·应急计划,用以处理新变化和突发事件。9.持续监督实际进展,确保你能很快得到需要的信息,以便迅速作出反应,而不是惊慌失措。
10.持续评价你的行动和反应,及时修改计划,灵活地采取更正措施。
■ 危机管理者应有的素质
好的危机管理者是富有决断力的,他们能够敏捷地作出反应,但是他们最大的本领在于能够加速决策制订进程。他们不会漏掉解决问题、制定决策过程中的任何一个步骤:·定义当前形势;
·明确目标;
·建立假设;
·收集事实;
·分析事实;
·考虑可能的行动方案;
·评价可能的行动方案;
·决策并执行情况;
·监督执行情况。有效的管理者要比平常更快地实施这些步骤,利用自己的经验和智慧,同时也运用团队的集体经验和智慧。
危机管理者通过区分问题的轻重缓急来赢得时间,但是像所有优秀的管理者一样,他们能够在需要的时候迅速创造时机。他们是好的领导——鼓舞他们的队伍,鼓励大家努力,用危机管理的成功结果振奋大家的信心。
最后,也是最重要的一点,他们始终保持冷静,不惊慌,做事不过火,不丧失头脑。事实上,他们精心地放慢速度,给人们一个印象,那就是所有的事情都在其掌握之中,一切都在按计划进行。
总的说来,危机管理就是在压力下的出色的管理。面对危机时你的肾上腺素可能会分泌加快,但这有利于集中精力。当好的管理者能经受住压力时,他们就是好的危机管理者。
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