１．称谓写在第一行，且要顶格写，表示尊重和礼貌。称谓的写法，要根据写信人与收信人的关系确定。一般由姓名或姓或名加上称呼组成。如“李明同志”，“房先生”。关系熟悉的可只写名字，如“少华友”、“慕翰兄”。写给亲戚的就按日常的称呼写，如“爸爸”、“大哥”、“小妹”等。为了表示郑重，可以写对方的职务，如“林科长”、“李主任”等。称呼前面还可以加修饰语，如“亲爱的”、“尊敬的”等。对方是德高望重的长者，可写“许老”、“高老”等。
２．问候。称呼之后，写正式内容以前，为了表示礼貌，常常要对收信人问候一下。问候语应根据不同对象，恰当地使用。如“您好！”、“你好！”、“一别数月，殊深思念”等。问候语应单独成行。
３．正文。正文是书信的主体。对收信人要说的话，要商量、办理的事，要表示的思想感情等，都要在这里写出来。
写正文要把话说得清楚、明白，以免产生歧义，或使对方捉摸不清。语言要简洁、明快，避免东拉西扯。注意语气要符合双方的关系、身份，措词要有礼貌、带感情，使对方感受到你的真挚、诚恳。要说的事情很多时，应分段采写，一事一段，眉目清晰，让对方读起来很方便。
事情写完了要总结一下，把正文收住。书信常用的收束语很多，如“所托之事，还望慨允”、“上述种种，尊意以为可否”、“多有烦劳，来日面谢”等等。
４．结尾。正文写完了，要写一句祝颂语，表示问候和礼貌。如“祝您健康”、“恭祝近安”等。
注意，祝颂语的前半句如“祝您”、“恭祝”可以接着正文空两格写，也可以另起一行空两格写；后半句如“健康”、“近安”可以紧接前半句写，不过通常是另起一行，顶格写，以表示更礼貌些。
关于“此致敬礼”。这是个常见、常用但容易出问题的短语。“此致敬礼”一般在公务函件中使用。“此致”的意思是“把以上所写的内容呈给您。”这两个字有两种写法：一种是接着上文空两格写；一种是另起一行空两格写。“敬礼”的正确写法是，不论“此致”如何写，都应当另起一行顶格写。
５．署名。署名是写信人的名字。署名前可以加“称谓”，如“弟××”、“愚兄×”等。或写与收信人的关系，如“你的朋友××”。
写给父母的，为了表示恭敬，可写为“儿×叩上”，写给长辈、兄姐的可写成“××上”。长辈写给晚辈的，不具名，可写“父字”等等。署名单起一行，靠后面写。
６．日期。署名下面，写上写信的时间。一般写“×年×月×日”或只写月日，还可以在日期后写“夜“、晚”、“晨”，或“灯下”、“凌晨”等。少数也有偶尔写书斋或处所的，如××书斋、××堂、于“北戴河”等的。
有时，写完后又想起别的事情，可以在信末再写附言。附言前要写“又及”、“又”、“另”之类的文字，以为提示。
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