职场管理大多是分层负责,高层主管通常比较相信直属主管的表现与判断。如果是权威式的管理,部属的沟通技巧就要更加委婉小心了;若公司管理沟通的态度是比较开放,部属可以试着多层沟通。如果部属觉得直属主管爱抢功,但却没有肩膀承担过错,那么,部属可以在与更高层主管的公开会议上,适时表达对于专案任务的观点与做法,让更高层主管可观察出这个专案任务,是由谁主导,是由谁达到成果。这是最隐性,也是最有效的方式,避免直属主管揽功或卸责的情形。如果没有机会跟更高层的主管开会,透过e-mail的方式也可达到沟通效果。如果是e-mail方式,那就将副本传送给更上层主管,让他也明了任务的进度。任务结果若不尽理想,也可由这些记录查证是哪一个环节出了问题,不仅有利于下次改进,避免部属一个人要扛起所有的责任。但是这样做的目的是希望获得支持、完成工作,而不是告状,所以沟通时要小心。特别是部属发现跟直属上司互动得不到支援,且事件涉及金钱、法律、权责等等,做好详细的记录,并且让更高层知道,是绝对必要的自我保护方法。
我的上司爱听八卦怎么办?不论是哪种企业,办公室里非正式的沟通管道,也就是所谓的小道消息,是一定存在的,在组织行为中可以叫作“葡萄藤”,指的是某个小道消息可能先是某甲小团体成员得知,然后由a特别把消息透露给某乙团体的b,而乙团体的同伴因b而获知新八卦,再流传到其他小团体。就这样像葡萄藤般的一挂挂地串了起来。
人总是想知道更多的疑虑究竟是如何的,这些小道消息的存在是因为组织的正式管道所提供的消息无法满足员工的疑虑。有这样一则故事:一个替人割草的男孩打电话给一位陈太太说:“您需不需要割草?”陈太太回答说:“不需要了,我已有了割草工。”男孩又说:“我会帮您拔掉花丛中的杂草。”陈太太回答:“我的割草工也做了。”男孩又说:“我会帮您把草与走道的四周割齐。”陈太太说:“我请的那人也已做了,谢谢你,我不需要新的割草工人。”男孩便挂了电话。此时,男孩的室友问他:“你不是就在陈太太那儿割草打工吗?为什么还要打这电话?”男孩说:“我只是想知道我做得有多好!”因此,所谓的八卦、小道消息对员工而言,便是可以满足自己好奇心或降低焦虑的非正式管道。
一些研究发现,有75%的员工会认为小道消息是获得组织重要讯息的第一手资料来源;还有研究指出,小道消息传播的讯息约有80%的内容是正确的,算是可靠的管道。其实,小道消息也是一种建立并且维持办公室社会关系的方法。当员工彼此交换小道消息时,不仅是传递讯息,更是形成一种人际或团体的归属感。这也是为什么八卦和小道消息难以被根绝的原因。
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