3.运用解决问题方法
及早发现分歧和潜在的隐患是非常必要的。在会议的议程之内，确定合适的议题，力图得出结论，而不是不痛不痒地浏览一番。引导大家为议题献计献策，而不是把需要解决的问题掩盖起来。你可以动员和运用所拥有的协助体系和你的教练，为你沟通和管理的风格设立一个基调，并在你主持或参加的会议中不断练习。
当你处理意见或分歧，需要采取必要行动时，可以运用我们在第八章第二节中所提出的解决问题方法。运用这套方法。可以确保你熟练、积极地协调并控制会议中的互动。例如，你可以运用这套方法在引导一次有组织的自由讨论的同时，在白板上详细地记录下大家的反应和表现。
这套方法还能被运用于不太正式的寒暄中，此时你可以很快地制定出一套行之有效的行动方案来。在这种情形下，作为交谈者，你可以在商务交谈中运用这套方法论的每一个步骤。
下面这个小组的例子，将生动地显示出这套解决问题的方法在适用性上的卓越之处。利用他们的专业技能，这些团队成员会遵循这套方法所指示的以下四步：
有力地提问：指导该医护团队的问题的是：“将病人送到合适的医院的最佳路径是什么？”这个无声的问讯实际上暗含着要求组员分析各种具体形势，而后如何采取行动的问题。
现场情况分析：队员迅速而准确分析、把握现场情况，如事故类型、病人年龄、性别、主要症状和以往病史等。
提出建议：急救医护团队迅速讨论和斟酌各种可行的行动方案。安全转移病人的最佳方法是什么？我们应该立即施行什么样的药物救助或急救措施？我们应该注意辨别病人的哪些危险征兆？
致力于行动：队员们毫不迟疑地参与到一场紧急的合作行动中，并且对周围的形势保持一种高度的集体敏锐感。这一团队的成员们在他们的能力范围内尽忠职守。
上面所列举的几个步骤，可以被运用于你所在的团队或委员会的协调工作中，以及他们专业领域中。这些解决问题的方法体系中所包含的步骤，并不是我的主观臆断，而是我在观察了高效率团队的运作后搜集的精髓。看上去它们只是“普通的”、“简单的”行为，但当把它们结合起来，运用于完成一项重要的挑战性工作时，它们的优越性就会体现出来。让这些看似简单直白的原则成为你们高效的团队行动的灵魂吧！
4.达到预期目标
在你所主持的会议中，确保你的话语和他人的言论都是为了达到预期的目标。这是讨论的关键所在，就好像是体育比赛中的进球得分一样。图表11-1将给你添加几条生动的原则：
把图表11-1想像成一个足球场，或任何体育比赛场所。这个比赛场地有边界线和带网的球门柱。球场边界线就好比一次讨论的指导方针一样。另外，与足球赛中的进球得分类似，任何一次讨论目都是为了收到既定的目标或达到预期效果。图中球场上的箭头表示交谈中给定的话语的方向。这些话语或者使我们更加接近公布的目标，或者会将我们引入歧途。
在这个球场上，你将会听到三种不同的评论：
a.观点看法：它包括判断、见解、感想和随意的评论。例如：
—“我想”
—“我觉得”
—“我认为”
—“我们不该”
—“我喜欢/不喜欢”
—“我们必须提出的另一个问题是”
b.建议：这一类的话语会把讨论引向预期的目标，它们都是可以考虑采纳的观点。正如本书前面所提到的，提供建议是解决问题方法中的第三个步骤。
c.宣誓开始行动：这类话语会促进交谈中预期目标的实现（解决问题方法体系中的第四步）。“宣誓开始行动”，在讨论结束时，应该已经找出了问题解决方案，这些采取的行动都是由团队承诺而来的。
管理或参加能收到满意效果的讨论，是为了达到预期目标。其中的关键是，时刻觉察到你的言语对预期目标的影响力。评论的话语，就像观点看法一样，把你们的谈话焦点引到“场外”去，威胁到了关注目标的实现。这类话语，在表达感受或强烈信念的同时，会拖延或者混淆正在讨论问题的解决。
提出建议，能推动讨论的焦点向预期的目的进行。
5.结束谈话
在讨论中的每一分钟，你都有机会从正在讨论的话题中发现一些新东西。通过协调会上其他人的反应，你可以促进整个团队积极参与，并获得一个满意的结果。把自己的评论建立在其他人话语的基础上，可以动员他们的积极性，让会议顺利进展下去。比如，你可以说：
“简的观点为我们进一步提炼出计划的每个步骤提供了一个很好的平台。”
“让我们来解决比尔提出的顾虑吧。比尔，对于推动我们活动进展，你有什么好的建议吗？”
在讨论中，重提大家已经提及的经验和话语可能会给你带来意想不到的收获。一个可行的方法是，一字一句地复述刚才你所听到的他们讲过的话。将他们对会议的贡献记在白板上，也是一种理想的做法。微微地点点头，同样也能传递出你对他的理解和赞同。简单但却抚慰人心。
在会议或讨论的末期，要确认本次会议或讨论所收到的成果。在“行动日志”中，总结和记载下经过大家一致通过的行动方案。这本日志类似于我们以前提到过的记录队员承诺的其他工具。阐明我们在会议中承诺要做出的行动，包括确定责任及后续的步骤：
谁？
什么行动？
到何时？
目标计划书？
任何没有讨论过或接触过的期望，你都应该向大家说明。承认哪些事情还没办到，并且说明什么时候办以及如何去办，是非常重要的。
感谢他人所做出的贡献。
我会在下一章中更多地谈到关于如何收尾的问题。
会议是你练习各种技巧的演练场，在会上不断训练自己主持生动有趣又高效的会议的能力。这样，你会从你和他人创造的价值和其他人在工作中投入的热情中受益。
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