从古时起，保存记录或档案就被看成是政府的一项重要职责，官方的历史编纂者（史或史官）就担任这一任务。①这种思想体现在某些儒家经典中。不管这些经典中描述的政府机构实际存在与否，它成了后代的样范，像这样的段落“（天子）动则左史书之，言则右史书之”，在中国历史上联系到官修史书被一再地引证。②
7世纪前半叶，建立了史馆，成为独立的政府机构。它的主要任务是写起居注和编实录，这是以后写前朝国史或正史的依据。①这种史馆在以后的时代继续起作用。
在明朝第一个皇帝的统治下，没有建立独立的史馆机构，而是将它并入翰林院。早在1367年，即朱元璋正式登基前一年，就任命了修撰、典簿、编修等史官。①1381年，史官的人数和品级，确定为修撰3名，从六品，编修4名，正七品，检讨4名，从七品。②明代自始自终继续任命这些官员，但人数根据编纂的需要而定。③例如，在1529年，编修和检讨定为各6名。④但有时多出许多。任修撰的常为一甲进士，任编修和检讨的常为二甲进士。①
史官收集文献资料和编辑历史档案：
史官掌修国史。凡天文、地理、宗潢、礼、乐、兵、刑诸大政，上所下诏、敕、书、檄，谨籍而记之，以备实录。②
按照传统，写详细的起居注，被认为是收集文献资料最重要的方面之一。朱元璋在当皇帝前四年，即1364年，就设置了起居注给事中。③据说像宋濂、魏观和詹同这样一些杰出人物，都曾担任过这一职务，这表明朱元璋当初对它的重视。①
这个职务的重要性还表现在1367年给在职者以正五品的相当高的品级。②品级与当时的翰林院学士和六部郎中相同。不过，这只是暂时的。经过几次变动，在1381年起居注作者的官秩重新定为从七品。③若干年后，这个机构被撤消，这大概是在1393年之前，因为那年出的《诸司职掌》中没有提到它。
随着一篇由张四维（1526—1585年）起草、张居正（1525—1582年）呈递的奏议，1575年恢复了起居注的写作。这封奏议还包括关于如何指导史馆工作的详细建议，其中有些得到皇帝的批准，后来编入《大明会典》。④这篇文献提供了官修历史是如何进行的宝贵资料，应详细加以讨论。⑤
张居正的奏议，跟大多数这类建议一样，提到古代的左著作郎和右著作郎。他强调，没有起居注，就得不到关于皇帝言行的可靠资料来编纂实录。而这就是世宗实录和穆宗实录的实际情况，这两部实录是在张居正指导下编纂的。⑥张居正于是提出八点建议：
1.保存记录的方法。在史官的任务中，最重要的是写起居注。如果没有可靠的起居注，修史工作势必陷入依靠无法证实的关于皇帝行为的谣传的危险。担任侍讲的官员是最接近皇帝的人，因此宜指定他们每天轮流担任起居注的作者。大学士在与皇帝秘密商议后，应立即将必要的情况告诉起居注作者。他们还应抄下所有的圣谕、诏、旨、策文，等等，以及大学士的题稿。除此之外，应指定六名有经验和有学问的史官，根据政府各部门的奏议编纂政纪。每一名官员应负责六部中一部的活动领域。这些官员不应担任其他任何职务，不允许以任何理由旷职。
2.关于随侍皇帝的起居注作者在不同种类的召见中应选取的地方的规定。起居注作者应始终在靠近皇帝的地方，这样他才能清楚地看见和听到正在进行的一切。当皇帝与大臣进行秘密商议时，史官也许不宜在场，但在召见结束后，该大臣应立即将圣谕和上述商议用密封信报告史馆。
3.向史馆转送文献。大学士应命令将保存在内阁的内阁奏议和由“两房”⑦官员具稿缮写的圣谕、诏书、敕旨的副本送史馆。应复制其他政府部门的奏议和皇帝对该部门奏议的敕答。应将整个文献的副本送内阁，然后转送史馆。时政的讨论应编入各政府部门的奏议中。
4.忠实记录的重要性。由于起居注将是据以编纂实录的唯一资料，准确性比优美的文笔更加重要。皇帝的言辞必须逐字逐句地记录，而不要做文章。奏议的原文，只有次要的无足轻重的问题可以省去。只有因表达不清而难以理解的地方，才可以稍加修改。否则应一字不易地记录原文。要弄清楚因果关系。在任何情况下都不能变更或修饰内容。必须严格禁止史官发表他个人的褒贬意见。
5.（这一段论述给史官提供工作的地方和设备，这里不讨论。）
6.妥善保管的处所。在古代，国史被称为石室金匮之书，① 因为它被妥善保管以备传诸后世。明朝也是这样做的。每月有一小箱，每年有一大箱。它们应被放置在东阁②的左右房。史官每月编成的草稿，应装订成七册，一册为起居注，六册为来自六部的材料。每册的封面应注明年月和负责史官的姓名。完成的册子要送大学士审查，放进一只小箱，用文渊阁的印章加封。到了年底，内阁和史官要打开箱子，取出各月的草稿，将它们放进一只大箱子，用同样的方法加封，从此不再开启。
7.（这一段论述缮写者应遵守的规则，这里不讨论。）
8.处理这篇奏议之前的事件。万历朝的头两年（1573和1574年）和第三年（1575年）的头几个月，起居注和六部奏议的原文，应根据现有的文献材料按照事实记录下来。
这篇奏议说明，在恢复编撰起居注以后，这些文献仅构成为编撰实录而收集的材料的一小部分。大部分取自六部的奏议，它们也通称时政记。③
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